C B I S ( Computer Base Information System )

Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS)

CBIS atau Computer Base Information System, mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi, meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi komputer begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “computer based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka disebut “Computer Base Information System” atau sistem informasi berbasis komputer. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut.

Data
Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Sistem
Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.

Definisi Sistem Informasi 

Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.Menurut beberapa ahli seperti Turban , Mc lean , dan Waterbe dalam bukunya information technology for managemen making connection for strategies advantages mendefinisikan bahwasanya sistem informasi sebagai sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, serta menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

Komponen-Komponen Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisien, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau pun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Skema Sistem Informasi Berbasis Komputer di organisasi,dapat dibagi menjadi beberapa bagian:

1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:

• Pengumpulan data
• Manipulasi data
• Penyimpanan data
• Menyediakan dokumen

Peran SIA Dalam CBIS

• SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.

2. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System)

Sistem Informasi Manajemen tidak menggantikan Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems), tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems) termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

Sumber daya SIM

Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.

Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.

SIM dan SIA

SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.

SIM & EntIS

SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS)

Software Pembuat Laporan

Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan Management by exception.

3.  Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems)

Sistem ini hampir sama dengan Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) karena menggunakan basis data sebagai sumber data. Sistem ini bermula dari Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan. Keputusan terbagi menjadi:
- Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
- Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.

Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:

- Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
- Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
- Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
- Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.

4. Sistem Otomatisasi Kantor (Office Automation Systems) dan Sistem Kerja Pengetahuan (Knowledge Work Systems)

Kedua sistem ini bekerja pada level knowledge. Sistem Otomastisasi Kantor (Office Automation Systems) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk transformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek Sistem Otomastisasi Kantor (Office Automation Systems) seperti word processing, E-mail, Voice Mail, Electronic Calendaring, Audio Conferencing, Video Conferencing, Spreadsheets, presentasi.

Pengguna Otomatisasi Kantor dibagi menjadi empat kategori yaitu:

• Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.

Tujuan Otomatisasi Kantor

• Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
• Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer.
• Pelengkap, Otomatisasi Kantor tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi Otomatisasi Kantor bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.

5.      Sistem Pakar (ES)

Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.

Karakteristik Sistem Pakar

• Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.
• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.
• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
• Memecahkan masalah dengan penalaran.
• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.

Bagian Sistem Pakar

User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar.

Contoh Sistem Pakar

• XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
• MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
• PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.

Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
· penghematan waktu (time saving)
· penghematan biaya (cost saving)
· peningkatan efektivitas (effectiveness)
· pengembangan teknologi (technology development)
· pengembangan personel akuntansi (accounting staff development)
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.

Evolusi dari Computer Based Information System (CBIS)

Evolusi dari tahapan-tahapan perkembangan yang dialami oleh Computer Based Information System (CBIS) adalah :

1. Fokus Pada Awal Data, Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Segalanya menjadi sederhana pada sebuah perusahaan bila menggunakan SIA. Saat tindakan terjadi, data dimasukkan kedalam basis data.

2. Fokus Pada Informasi, Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. SIM bertanggung jawab dalam menyediakan informasi untuk seluruh manajer perusahaan dalam bentuk laporan berkala, laporan khusus, dan keluaran dalam bentuk matematika.

3.  Fokus revisi pada pendukung keputusan, Sistem pendukung keputusan (Decision support system) adalah sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana seharusnya dibuat

DSS dibuat sebagai reaksi atas ketidakpuasan terhadap Sistem Pemrosesan Transaksi dan Sistem Informasi Manajemen sebagaimana diketahui ,SIP lebih memfokuskan diri pada pengendalian transaksi yang merupakan kegitan yang bersifat berulang dan terdefenisi dengan baik,sedangkan SIM lebih berorientasi pada penyediaan laporan bagi manajemen yang sifatnya dinamis.DSS lebih ditunjuk untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analistis, dalam situsai yang kurang terstruktur dan dengan criteria yang kurang jelas.DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan,tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia.

Spesifikasi DSS :

1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.

4. Fokus Pada Komunikasi, Sistem Otomatisasi Perkantoran (OA) menyediakan kemampuan telekomunikasi untuk orang-orang di dalam perusahaan dan memampukan mereka untuk berkomunikasi diantara mereka sendiri dengan para penyalur, serta para pelanggan di lingkungan perusahaan. Komunikasi ini akan membuat kelompok bertanggung jawab dengan kulitas seperti komite dan kelompok proyek, untuk menyelaraskan upaya kemampuan telekomunikasi tersebut. Pengolahan kata, e-mail, voice mail, dan pemindahan faksimile dapat memenuhi kebutuhan ini dengan baik.

5. Fokus Potensial Pada Konsultasi, Perusahaan dapat menggunakan kecerdasan buatan (Artifacial Intelligent) untuk meraih suatu pengetahuan dan menjadi ahli dalam pengetahuan tersebut serta untuk lebih mencakapkan para pegawai pada bentuk sistem informasi. Fungsi sistem ahli dinamakan sebagai konsutan, dan kegiatannya dinamakan konsultasi.Tingkatan operasional perusahaan merupakan tempat sistem ahli yang paling efektif untuk digunakan.