TUGAS PRAKTEK
Buatlah flowchart dari kegiatan UKM, serta buat kelemahan dari kegiatan UKM tersebut !
Disini saya mencari UKM tentang suatu perusahan yang bergerak dibidang penyedia jasa travel dengan nama Denny’s Transport
Denny’s Transport merupakan salah satu perusahan yang bergerak dibidang penyedia jasa travel daerah dengan rute perjalanan Yogyakarta-Jakarta dan sebaliknya. Adapun jenis sarana dan prasarana yang tersedia dalam usaha jasa travel daerah ini yaitu antar jemput penumpang.
Namun sebagai salah satu penyedia jasa travel daerah ini belum terdaftar atau tidak resmi, usaha jasa travel Denny’s Transport belum didukung dengan pengolahan data perusahaan secara komputerisasi. Diantaranya data yang berkaitan dengan administrasi usaha dan pelaporan keuangan. Nampaknya terlihat adanya kinerja perusahaan yang rancu karena ketidaktersedian data pendukung dalam pembuatan laporan keuangan. Salah satu solusi yang akan menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan membuat sebuah sistem yang akan mengatur masalah administrasi perusahaan.
Berikut Bentuk Flowchart dari Denny’s Transport :
1. Pegawai
Dalam data pegawai berisi data pegawai yang bekerja di usaha jasa travel Hengky Transport serta berisi data gaji pegawai sehingga pada periode tertentu data gaji pegawai dapat diberikan ke bagian transaksi untuk diolah lebih lanjut dengan melampirkan bukti.
2. Transaksi
Bagian transaksi memiliki peran yang penting, dimana di menu transaksi ini menyimpan semua transaksi yang terjadi di usaha jasa travel Denny’s Transport. Dalam pencatatan transaski ini maka perlu menggunakan sistem akuntansi yang akurat, dimulai dengan pembuatan bukti transaksi berupa tiket maupun bukti lainnya yang digunakan misalnya bukti pembayaran beban-beban berupa nota keuangan. Sehingga akan diproses dan akhirnya dapat dibuat laporan keuangan yang dapat dipercaya. Adapun sistem informasi akuntansi yang berkaitan dengan hal ini dapat dilakukan dengan berbagai tahapan sebagai berikut :
Transaksi ini dapat dibagi menjadi dua, yaitu transaksi pendapatan dan transaksi untuk beban usaha. Pengakuan pendapatan terjadi apabila penumpang sudah melakukan pembayaran tiket dan pasti akan berangkat. Sementara pencatatan untuk beban dapat dilakukan apabila ada bukti transaksi yang terjadi baik yang berkaitan dengan kegiatan operasional usaha.
3. Penumpang
Pada bagian penumpang ini terdapat dua bagian yaitu pemesanan dan pelunasan tiket. Bagi penumpang yang memesan akan dicatat pada bagian ini, selanjutnya pada tahap pelunasan tiket dilakukan ketika memesan, akan berangkat dan ataupun setelah sampai tempat tujuan. Kemudian dari transaksi pelunasan ini maka akan dikirim kebagian pengelolaan transaksi.
a. Calon penumpang memesan tiket dengan cara datang langsung atau menelpon langsung ke supir. Pembayaran tiket dapat dilakukan pada saat memesan tiket, akan berangkat atau setelah sampai tempat tujuan.
b. Supir menjemput calon penumpang dan apabila semua calon penumpang sudah dijemput maka persiapan untuk keberangkatan.
c. Ditengah perjalanan biasanya supir juga menerima penumpang tergantung pada kapasitas mobil pada saat itu. Untuk biaya penumpang yang menumpang ditengah jalan akan dikenakan biaya setengahnya. Untuk menghindari penyalahgunaan, maka akan diberikan juga bukti tiket. Kemudian tiket tersebut disimpan supir dan kemudian diserahkan kebagian administrasi dan keuangan.
d. Setelah sampai ketempat tujuan maka para penumpang diantarkan langsung ke alamat yang diminta.
4. Armada
Pencatatan administrasi bagian armada ini mengenai biaya penyusutan, kondisi kendaraan, biaya perbaikan yang berkaitan dengan kendaraan yang selanjutnya akan dikirimkan kebagian pengelohan transaksi dengan melampirkan bukti atau memo.
Data Flow Diagram
Data flow diagram merupakan alat perancangan sistem yang menggambarkan sebuah logika dan alur data yang terjadi pada sebuah sistem. Data flow diagram digunakan untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada maupun perencanaan pembuatan sistem yang baru. Berikut ini adalah model Data flow diagram yang kami rancang untuk membantu usaha jasa travel Denny’s Transport :
a) Pengguna (staf administrasi dan keuangan)
User memiliki hak akses dalam menggunakan sistem dalam rangka untuk pengolahan data, dengan demikian maka sistem ini dilengkapi dengan keamanan dipegang user, agar tidak semua orang dapat bebas menggunakannya, sehingga pengelolaan bisa dilakukan dengan baik oleh user yang diberi hak akses menggunakan sistem ini.
b) Informasi
Data yang diolah dalam sistem dapat menjadi informasi penting bagi semua pihak terutama bagi pemilik karena informasi yang diperoleh dapat digunakan sebagai sarana untuk pengambilan keputusan.
c) Tujuan pembuatan sistem informasi administrasi dan keuangan usaha jasa travel Denny’s Transport
a. Bukti pertanggungjawaban berupa laporan keuangan kepada pemilik perusahaan;
b. Dasar pertimbangan dalam menetapkan rencana maupun strategi yang akan diterapkan pada masa mendatang;
c. Alat untuk menilai pelaksanaan kegiatan perusahaan secara keseluruhan;
d. Alat untuk mengukur biaya-biaya dari kegiatan perusahaan
User memiliki hak akses dalam menggunakan sistem dalam rangka untuk pengolahan data, dengan demikian maka sistem ini dilengkapi dengan keamanan dipegang user, agar tidak semua orang dapat bebas menggunakannya, sehingga pengelolaan bisa dilakukan dengan baik oleh user yang diberi hak akses menggunakan sistem ini.
b) Informasi
Data yang diolah dalam sistem dapat menjadi informasi penting bagi semua pihak terutama bagi pemilik karena informasi yang diperoleh dapat digunakan sebagai sarana untuk pengambilan keputusan.
c) Tujuan pembuatan sistem informasi administrasi dan keuangan usaha jasa travel Denny’s Transport
a. Bukti pertanggungjawaban berupa laporan keuangan kepada pemilik perusahaan;
b. Dasar pertimbangan dalam menetapkan rencana maupun strategi yang akan diterapkan pada masa mendatang;
c. Alat untuk menilai pelaksanaan kegiatan perusahaan secara keseluruhan;
d. Alat untuk mengukur biaya-biaya dari kegiatan perusahaan
