PENGORGANISASIAN

1. P E N G O R G A N I S A S I A N

A. PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

Istilah pengorganisasian mempunyai berbagai macam pengertian istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal seperti berikut ini :
a. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
b. Hubungan-hubungan antara fungsi, jabatan, tugas, dan para karyawan.
c. Cara dalam mana para manajer lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Dari tiga hal diatas dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

http://apriantonursetiawan.blogspot.com/2011/05/pengorganisasian-pada-manajemen_05.html

B. TEORI-TEORI ORGANISASI

Organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan sendiri, dengan bekerja sama individu-individu dapat menyelesaikan tugas-tugasnya yang apabila dikerjakan seorang diri tidak akan tercapai, organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat menjadi sumber karier yang penting.

Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga.Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien.

https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/

http://apriantonursetiawan.blogspot.com/2011/05/pengorganisasian-pada-manajemen_05.html

2. S T R U K T U R  O R G A N I S A S I 

A. PEMBAGIAN KERJA

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.

Dengan adanya prinsip orang yang tepat di tempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran, dan efisiensi kerja. Pembagian kerja yang baik, merupakan kunci  bagi penyelenggaraan kerja. Kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan munkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:

• Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.

• Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.

• Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.

• Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.

• Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shift kerja pagi, siang, dan malam. 

Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:

• Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.

• Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.

• Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.

• Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.

B. BENTUK-BENTUK ORGANISASI

• ORGANISASI FUNGSIONAL

Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

• ORGANISASI FUNGSIONAL DAN GARIS

Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

• ORGANISASI KOMITE

Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajement.

• ORGANISASI GARIS DAN STAFF

Suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal. Manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasehat.

• ORGANISASI MATRIX

Organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.

http://elisabetyas.wordpress.com/2009/10/03/prinsip-prinsip-manajemen-dan-aplikasinya-dalam-perusahaan/
http://belajarmanagement.wordpress.com/2010/03/01/pedoman-dalam-pembagian-kerja/
http://vivitardyansah.blogspot.com/2010/12/pengertian-pengorganisasian.html
 

3. D E P A R T E M E N T A S I

Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :

• Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- fungsi utama.

• Departementalisasi Devisional

Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan. Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.

2. Organisasi Proyek dan Matrik 

Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe departementalisasi lainnya. Struktur proyek dalam matriks bermaksud untuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe design fungsional dan divisional dengan menghindari kekurangan-kekurangan.

http://belajarmanagement.wordpress.com/2010/03/01/pedoman-dalam-pembagian-kerja/
http://vivitardyansah.blogspot.com/2010/12/pengertian-pengorganisasian.html

PERENCANAAN

1. P R O S E S   P E R E N C A N A A N

 

A. PENGERTIAN PERENCANAAN

        Perencanaan secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Jadi perencanaan merupakan fungsi dari seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan serta program-program yang dilakukan.  Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain, tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal maupun rencana formal. Rencana Informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilakukan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.
         Pada intinya, perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah perusahaan serta untuk mewujudkan sesuatu yang ingin dicapai tersebut melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu secara efektif.

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan

B. EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN 

Dalam kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahap sebagai berikut :

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
    Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang kebutuhan organisasi atau kelompok kerjanya. Tanpa tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini
    Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan merupakan hal yang sangat penting.
Tahap 3 : Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
    Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan baik intern maupun ekstern yang dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuan atau mungkin yang menimbulkan masalah.
Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
    Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik diantara berbagai alternatif yang ada.

C. RENCANA OPERASIONAL 

     Rencana operasional adalah perencanaan yang menitik beratkan pada perencanaan taktis untuk mencapai tujuan operasional, dikembangkan oleh manajer tingkat menengah dan tingkat bawah, mempunyai fokus yang sangat sempit  dan jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun).

D. RENCANA STRATEGIS

     Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis dan memiliki jangka waktu yang panjang (lebih dari 5 tahun). Rencana strategis ini adalah rencana secara umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.  

E. FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN 

     Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk, maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.

     Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap, unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian pengembangan (litbang), perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan/pengkomunikasian, monitoring/pengawasan, dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC (planning, Organizing, Actuating, dan Controlling). 

     Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material dan method untuk mencapai tujuan. Disamping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi,seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feedback, tujuan dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.

     Faktor waktu dan perencanaan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu :

1. Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif

2. Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan

3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

http://billygeorge.multiply.com/journal/item/5



2. P E N E T A P A N   T U J U A N

A. MISI DAN TUJUAN 

VISI
Visi adalah cara pandang jauh ke depan tentang perusahaan, tujuan-tujuan perusahaan dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pada waktu yang akan datang. Berdasarkan hal tersebut, maka penetapan visi merupakan suatu langkah penting dalam perjalanan suatu organisasi. Beberapa persyaratan yang hendaknya dipenuhi oleh suatu pernyataan visi yaitu : berorientasi ke depan, tidak dibuat berdasarkan kondisi saat ini, mengekspresikan kreatifitas dan berdasar pada prinsip nilai yang mengandung penghargaan bagi masyarakat.

MISI
Misi merupakan pernyataan yang menetapkan tujuan organisasi dan sasaran yang ingin dicapai. Pernyataan misi membawa organisasi kepada suatu fokus. Misi menjelaskan mengapa organisasi itu ada, apa yang dilakukannya, dan bagaimana melakukannya.

B. FUNGSI TUJUAN 

TUJUAN
Tujuan adalah sasaran. Tujuan adalah cita-cita. Tujuan lebih dari hanya sekedar mimpi yang terwujud. Tujuan adalah pernyataan yang jelas. Tidak akan ada apa yang akan terjadi dengan sebuah keajaiban tanpa sebuah tujuan yang jelas. Tanpa tujuan seseorang hanya akan berkeliaran dalam menjalani hidup ini. Tujuan berdasarkan rentang dan cakupannya terbagi dalam beberapa karakteristik antara lain : tujuan jangka panjang, tujuan jangka menengah, tujuan jangka pendek.


Fungsi Tujuan Organisasi :
1. Pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan.
2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan dan sekitarnya
3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan dengan jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.
4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota.
5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi. 

http://guntur-manajemenumum.blogspot.com/2011/12/prosses-perencanaan-manajemen-t2_06.html

C. MANAGEMENT BY OBJECTIVE (MBO)

      Management By Objective (MBO) di gagas pertama kali oleh Peter F. Drucker yang merupakan profesor, praktisi konsultan manajemen dari Claremont Graduate University atau sekarang dikenal dengan nama Peter F. Drucker and Masatoshi Uto Graduate School of Management.
      MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas secara terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif.
MBO mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam mencatat rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :
Untuk pelaksanaan MBO, maka dibutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut :

• Tahap Persiapan, dimana menyiapkan dokumen-dokumen serta data-data yang diperlukan.
• Tahap Penyusunan, dimana menjabarkan tugas pokok dan fungsi-fumgsi setiap bagian dalam organisasi, agar seluruhnya terintegrasi mencapai visi dan misi yang dicanangkan oleh perusahaan. Merumuskan keadaan sekarang untuk membantu identifikasi dan antisipasi masalah atau hambatan serta kemudahan-kemudahan.
• Tahap Pelaksanaan, dimana pelaksanaan seluruh kegiatan dan fungsi manajemen secara menyeluruh seperti pengorganisasian, pengarahan, pemberian semangat dan motivasi, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.
• Tahap Pengendalian, Monitor, Evaluasi dan Penyesuaian, dimana bertujuan tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana strategik melalui kegiatan keseluruhan dalam perusahaan. 
  

 http://guntur-manajemenumum.blogspot.com/2011/12/prosses-perencanaan-manajemen-t2_06.html

3. P E M B U A T A N   K E P U T U S A N

A. TIPE-TIPE KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan ( Decision making)  adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe, yaitu :

• ·   Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah.
  

• ·     Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yg terperinci.

•    Keputusan tidak terprogram / tidak terstruktur : keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur.

   B. PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN 

  

      1. Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2. Pengumpulan dan Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3.Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5. Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6. Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.

7. Evaluasi atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan. 

    

   C. KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN

         Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi misal dengan pembuatan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi misal dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.

  
  http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-perencanaan.html