PERENCANAAN

1. P R O S E S   P E R E N C A N A A N

 

A. PENGERTIAN PERENCANAAN

        Perencanaan secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Jadi perencanaan merupakan fungsi dari seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan serta program-program yang dilakukan.  Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain, tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal maupun rencana formal. Rencana Informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilakukan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.
         Pada intinya, perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah perusahaan serta untuk mewujudkan sesuatu yang ingin dicapai tersebut melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu secara efektif.

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan

B. EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN 

Dalam kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahap sebagai berikut :

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
    Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang kebutuhan organisasi atau kelompok kerjanya. Tanpa tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini
    Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan merupakan hal yang sangat penting.
Tahap 3 : Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
    Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan baik intern maupun ekstern yang dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuan atau mungkin yang menimbulkan masalah.
Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
    Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik diantara berbagai alternatif yang ada.

C. RENCANA OPERASIONAL 

     Rencana operasional adalah perencanaan yang menitik beratkan pada perencanaan taktis untuk mencapai tujuan operasional, dikembangkan oleh manajer tingkat menengah dan tingkat bawah, mempunyai fokus yang sangat sempit  dan jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun).

D. RENCANA STRATEGIS

     Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis dan memiliki jangka waktu yang panjang (lebih dari 5 tahun). Rencana strategis ini adalah rencana secara umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.  

E. FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN 

     Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk, maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.

     Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap, unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian pengembangan (litbang), perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan/pengkomunikasian, monitoring/pengawasan, dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC (planning, Organizing, Actuating, dan Controlling). 

     Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material dan method untuk mencapai tujuan. Disamping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi,seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feedback, tujuan dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.

     Faktor waktu dan perencanaan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu :

1. Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif

2. Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan

3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

http://billygeorge.multiply.com/journal/item/5



2. P E N E T A P A N   T U J U A N

A. MISI DAN TUJUAN 

VISI
Visi adalah cara pandang jauh ke depan tentang perusahaan, tujuan-tujuan perusahaan dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pada waktu yang akan datang. Berdasarkan hal tersebut, maka penetapan visi merupakan suatu langkah penting dalam perjalanan suatu organisasi. Beberapa persyaratan yang hendaknya dipenuhi oleh suatu pernyataan visi yaitu : berorientasi ke depan, tidak dibuat berdasarkan kondisi saat ini, mengekspresikan kreatifitas dan berdasar pada prinsip nilai yang mengandung penghargaan bagi masyarakat.

MISI
Misi merupakan pernyataan yang menetapkan tujuan organisasi dan sasaran yang ingin dicapai. Pernyataan misi membawa organisasi kepada suatu fokus. Misi menjelaskan mengapa organisasi itu ada, apa yang dilakukannya, dan bagaimana melakukannya.

B. FUNGSI TUJUAN 

TUJUAN
Tujuan adalah sasaran. Tujuan adalah cita-cita. Tujuan lebih dari hanya sekedar mimpi yang terwujud. Tujuan adalah pernyataan yang jelas. Tidak akan ada apa yang akan terjadi dengan sebuah keajaiban tanpa sebuah tujuan yang jelas. Tanpa tujuan seseorang hanya akan berkeliaran dalam menjalani hidup ini. Tujuan berdasarkan rentang dan cakupannya terbagi dalam beberapa karakteristik antara lain : tujuan jangka panjang, tujuan jangka menengah, tujuan jangka pendek.


Fungsi Tujuan Organisasi :
1. Pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan.
2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan dan sekitarnya
3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan dengan jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.
4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota.
5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi. 

http://guntur-manajemenumum.blogspot.com/2011/12/prosses-perencanaan-manajemen-t2_06.html

C. MANAGEMENT BY OBJECTIVE (MBO)

      Management By Objective (MBO) di gagas pertama kali oleh Peter F. Drucker yang merupakan profesor, praktisi konsultan manajemen dari Claremont Graduate University atau sekarang dikenal dengan nama Peter F. Drucker and Masatoshi Uto Graduate School of Management.
      MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas secara terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif.
MBO mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam mencatat rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :
Untuk pelaksanaan MBO, maka dibutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut :

• Tahap Persiapan, dimana menyiapkan dokumen-dokumen serta data-data yang diperlukan.
• Tahap Penyusunan, dimana menjabarkan tugas pokok dan fungsi-fumgsi setiap bagian dalam organisasi, agar seluruhnya terintegrasi mencapai visi dan misi yang dicanangkan oleh perusahaan. Merumuskan keadaan sekarang untuk membantu identifikasi dan antisipasi masalah atau hambatan serta kemudahan-kemudahan.
• Tahap Pelaksanaan, dimana pelaksanaan seluruh kegiatan dan fungsi manajemen secara menyeluruh seperti pengorganisasian, pengarahan, pemberian semangat dan motivasi, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.
• Tahap Pengendalian, Monitor, Evaluasi dan Penyesuaian, dimana bertujuan tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana strategik melalui kegiatan keseluruhan dalam perusahaan. 
  

 http://guntur-manajemenumum.blogspot.com/2011/12/prosses-perencanaan-manajemen-t2_06.html

3. P E M B U A T A N   K E P U T U S A N

A. TIPE-TIPE KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan ( Decision making)  adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe, yaitu :

• ·   Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah.
  

• ·     Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yg terperinci.

•    Keputusan tidak terprogram / tidak terstruktur : keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur.

   B. PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN 

  

      1. Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2. Pengumpulan dan Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3.Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5. Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6. Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.

7. Evaluasi atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan. 

    

   C. KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN

         Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi misal dengan pembuatan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi misal dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.

  
  http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-perencanaan.html